《 超好懂商業入門 簡報技巧 》心得分享

《超好懂商業入門 簡報技巧》

這週連假期間,跟著室友到了天瓏資訊圖書店逛逛。這間書店主要販售大多是電腦用書,但我卻無意間發現了一本談 簡報技巧 的入門書,通常我不會被只講簡報技巧的書所吸引,因為我自己比較感興趣的領域是視覺設計呈現這方面的知識,然而這本書會特別吸引我的主要關鍵就是:封面看起來很像漫畫😂

超好懂商業入門 簡報技巧
封面

其實,我個人已經很少會看關於簡報入門的書了,但我還是買下了這本,原因是這本書的每個章節一開始就是用漫畫來帶入準備簡報的各種階段所遇到的情況,劇情也很貼近現實,所提到簡報準備的各個階段算是相當的完整,雖然沒有提及很深入的知識與技巧,但仍算是內容充足,特別是因為有漫畫情境的帶入,在觀看時可以特別有共鳴(會想起自己曾經發生類似的情境)。看完每個章節的漫畫故事後,你會很期待後面內容的講解,真的可以說是發揮了寓教於樂的精神。

但 ,別小看它!雖然是一本入門書,可是內容提及的部分,我自己覺得算是蠻周全的,從一開始的手勢、發聲到說故事的方法,以及資料在簡報上該如何呈現的思維,甚至是最後簡報結束的QA問答,在這本書中都有說明與建議,可以說是麻雀雖小,五臟俱全。

接下來,我分別針對這本書的內容中,各挑一個我覺得特別有共鳴或想法的地方跟大家分享,因為這本書剛好有五個章節,所以剛好有五點:

 

1. 張大嘴巴說話

張大嘴巴說話,這是書中第一章節談手勢和發聲方式的開頭就提到的內容,很多人很可能不明白張大嘴巴說話有什麼重要性,但實際上剛好自己過去學生時期有待過電台一段時間,那時候的電台主持人前輩就有說明過張大嘴巴的重要性。

基本上,當你嘴巴打開時,聲音才能出得來,也比較容易清晰。同時張大嘴巴的意思並不是單指把嘴張得大大的在講話,而是指你說話的嘴型要比你平常說話的嘴型要再張得更開。

這是我們一般人並不會發現的一個關鍵,那時前輩就叫我們去對照電視台主播在播報時的嘴型與自己照著鏡子上的嘴型去比較,就會發現電視台主播在講話時的嘴型與我們一般平時在講話時是有極大的差異,就是他們的嘴巴真的張得超級開,我們平時講話其實不會把嘴巴張到這麼的開。

當你實際練習後,你會發現真的把嘴巴刻意張開,你的聲音就會傳得比較出來也比較清楚,這時你再練習自己的咬字,就會覺得聲音變得非常清晰動人,有興趣的朋友可以自己私下練習看看。而這本書的開頭竟然有提到這個部分,讓我極為驚喜又意外。

 

2. 講出與聽眾切身相關的觀點

這個技巧是書中第二章節談說故事的技巧時,提出的其中一項建議。我覺得相當重要,特別是在商業簡報的情況下,你的內容究竟對聽眾有什麼益處或相關性,一定要清楚明白的說出來。

這也是很多學簡報的初學者容易不知不覺犯下的迷思,因為似懂非懂的以為在台上說一個好故事就可以打動人心,實際上當你的故事與聽眾的相關性不夠時,在商業工作的情境下,聽眾會覺得你的簡報是在浪費他的時間,不可不慎!

很巧的是,我今天剛好看到一位教專案管理的顧問在臉書也發布類似的提醒:

 

3. 保持一致性  威力無窮

這本書的第三章提到簡報中要從細節統一,並善用靠近與分離的方式做資訊 的分類,這是簡報設計中一個很基礎且重要的環節,我自己在教簡報設計時,也會提到這樣的觀念。

在簡報製作中,保持簡報上元素的一致有很多的好處,一來很容易建立簡報的整體感,呈現一個整體的形象;二來由於整體元素都統一了,反而可以讓資訊更容易被觀眾所專注,同時只要做小小的差異化對比,就能有很明顯的重點強調效果。

簡報元素愈能一致化,重點強調就能愈簡單達成。

然而,我之前在看許多談簡報表達的書時,很少提到這個部分,大多都只集中談簡報內容的架構或是簡報表達的技巧,卻忽略簡報在呈現上這些很基礎的觀念,所以看到這本書中竟然有提到這個部分時,著實覺得這本書真的寫得很全面。

 

4. 「簡單」「慢速」「點綴」的動畫效果會更洗練

在第四章裡的主要內容是談簡報軟體Powerpoint的實際設定方式,不過談得比較簡單,如果有常做簡報的人,應該都多少會知道。關於圖片在簡報上的呈現方式,在這章也有簡單的說明,我個人則對這個章節的共鳴比較少,因為我習慣使用Keynote製作簡報,而且我會的技巧更多😂😂😂

不過,我還是很認同這章裡面提到的動畫安排方式:選擇「簡單」「慢速」「點綴」的動畫效果。我自己在設計簡報時,也是傾向運用比較基礎簡單的動畫效果,原因是動畫其實是輔助自己簡報時的節奏掌控。

如果用了太多的動畫,反而讓簡報的人被簡報動畫給控制住,加上愈複雜多樣的動畫,在簡報現場的出錯機率更高,所以我個人能不用動畫就不用動畫,畢竟不是要製作影片,假如是要製作影片,有比簡報軟體更好用的工具,何必使用一個不是被設計用來製作影片的軟體來為難自己呢?

 

5. 白費功夫就是完美演出

演說或簡報像個一旦開始就沒辦法停止的舞台。

這讓我想到以前一位主持人:曹啓泰先生,他曾分享如何發揮主持時的各種臨場反應,其實就是事前預想了各種可能發生的突發狀況,他在腦中已經做好了應對的方案,甚至在主持的時候,還會期待最好有突發狀況發生,這樣他就可以展現他看似機智的一面。

由此可知,如果要上台,就得必須做好萬全的準備,不論在簡報的過程中發生任何事,你都要能冷靜輕易的處理。許多很厲害的講師還會有自備器材的習慣,不管是自備多種轉接頭、各種音源線、備用隨身碟、簡報控制器,甚至書中作者自己提到他還會自備兩條網路線😯😯😯

就算準備了沒用上,也沒有關係,因為那表示當天是一個完美順利的過程,如果發生突發狀況,因為你有事先準備,反而不會慌亂而能從容的應對。其中我想特別提的是作者還有提到事前做好聽眾可能會問你問題的QA備案,這樣一來你幾乎可以在簡報的場合裡談笑風生。

 

相信看到這裡,應該可以充分體會到這本書寫得有多全面了,更令我喜歡的特色是他有很多漫畫劇情可以看,因此明明是一本講述很正經的內容,但因為有漫畫的元素,反而不會那麼沉重。我自己慢慢閱讀大約花一小時左右就可以看完,如果有興趣購買的朋友可以到台灣東販的網站去參考,這系列好像還會出版其他商業相關的書。

 


關於黃祺浩

熱衷簡報設計,喜歡閱讀勝於旅遊。是從高雄來的瘦皮猴,不要臉的想成為鹽系男孩,害怕冬天太冷、夏天太熱,難以理解為何台北的雨,如此柔弱卻又可以弄濕自己。出沒地點:書局、電影院、辦公室與教室。

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